Avant de commencer, vérifiez quand même que XData/InData est bien installé.

C’est facile : il y a un menu en plus dans XPress/InDesign !

Si vous le voyez, tout va bien, sinon revenez à l’installation.

Pensez aussi à installer InFlow, qui facilite la création automatique des pages non encore présentes dans la maquette, en les reliant à la chaîne courante.

Le menu XData/InData doit avoir cet aspect :

Ouvrez le fichier de l’exercice Tutor_1

Ce fichier est déjà préparé. Il va vous permettre de comprendre comment est bâti un prototype XData/InData.

En haut de page vous trouverez :

1. Une têtière (qui est positionnée sur la maquette pour se retrouver sur toutes les nouvelles pages
2. Un prototype XData/InData qui se trouve dans la colonne de gauche.

Examinez le attentivement

Même si ce n’est pas une erreur de le laisser là, il vaut mieux que le prototype soit dans un bloc indépendant bien identifiable. Par exemple sur un fond jaune sur le plan de travail à côté de la page. Cela vous évitera de perdre vos paramètres à chaque import.

Donc on sélectionne le texte, on le coupe…

…Et on le colle dans un bloc jaune sur le côté de la page.

Attention : Pour qu’un prototype soit pris en compte il doit se trouver dans le document (sur une page ou à côté) mais pas sur une maquette de page du document

Regardez bien le contenu du prototype

• La première chose que vous remarquez ce sont les guillemets : «

• Il s’agit de guillemets français et non de guillemets de type : "

• Pour les obtenir il faut saisir Alt+7 (ouvrants) et Alt+Maj+7 (fermants). Vous pouvez aussi les trouver via la palette des glyphes mais c’est plus long.

• Pensez à fixer dans les préférences d’XPress/InDesign >Texte>Utiliser les guillemets typographiques pour ne pas mélanger les deux sortes de guillemets.

• Mais au fait à quoi servent-ils ? C’est très simple :

• A l’intérieur de ces guillemets se trouvent toutes les indications de XData/InData : les instructions, les conditions, les champs du fichier original… Absolument tout. Dès que vous voyez ces guillemets, cela indique que l'instructtion sert à XData/InData. Le texte qui n’est pas dans les guillemets est dit « texte littéral » car il ne provient pas de la source de données.

• La deuxième chose que vous allez remarquer c’est que la première ligne ne se termine pas par des guillemets mais un retour de paragraphe. Il s’agit d’une alternative aux guillemets fermants qui est souvent bien pratique.

• Cette première ligne décrit le contenu du fichier qui sera importé en listant les champs de celui-ci. Les noms ne doivent pas nécessairement être concordants, mais leur nombre et leur position dans la séquence doivent correspondre.

• Dans le cas que nous étudions les champs sont les suivants : lastname (nom), firstname (prénom), etc. Le descriptif des champs commence par « fields qui signifie « champs en anglais.

• Les champs sont séparés par des virgules. La présence d’espace n’a aucune importance à l’intérieur de cette instruction!

• Une fois cette instruction des champs à importer terminée (par le retour de paragraphe), on fait figurer chaque champ formaté exactement comme il sera dans la présentation finale : police, taille, style,…

• Chaque champ est ici encadré correctement par les guillemets. Dans le manuel original, on parle de « field placeholder » ce qui signifie « emplacement réservé à un champ ». C’est peu long,  aussi vous pouvez simplifier en disant tout simplement « champ ». Donc entre les guillemets il s’agit des champs qui seront importés depuis le fichier de données et mis en forme tels que vous les avez formatés dans le prototype.

Examinez ensuite les caractéristiques du paragraphe

Attention : ci-dessous les paramétrages Paragraphes décris sont ceux d'InDesign. Pour Xpress ce sont les mêmes, mais pas au même endroit (forcément). À chaque fois qu'il y aura des différences nous vous le signalerons.

• Vous remarquez que les retours de ligne permettent d’inclure toutes les données d’un même individu dans un seul paragraphe. C’est pratique pour éviter les « veuves » et les « orphelines » et de garder vos paragraphes bien solidaires.

• D’ailleurs jetez un coup d’œil aux options d’enchaînement, et vous verrez quel réglage a été appliqué

• Ainsi vos paragraphes ne seront pas coupés et répartis sur deux colonnes. Si le paragraphe ne tient pas sur une colonne, il passera entièrement sur la colonne suivante.

Vous êtes prêt à importer les données !

Mais avant il faut préciser quel est votre prototype pour cet import.

Sélectionnez le bloc (ou positionnez le curseur texte à l’intérieur) et dans le menu XData/InData Use Story as prototype ce qui signifie utiliser ce bloc comme prototype.

Positionnez ensuite le curseur texte dans la colonne ou vous voulez importer les données et sélectionnez XData/InData>Import from file, ce qui veut dire Importer à partir d’un fichier

Choisissez le fichier à importer : OdinEmp.txt

Comme son nom l’indique il s’agit d’un fichier au format texte seul, dont les champs sont séparés par des tabulations et les enregistrements par des retours chariots. C’est le format le plus fiable. Il y en a d’autres, mais celui-ci est très robuste et ne génère pas d’erreurs.

Il faut donc aller dans Data régler sur Tab-delimited. Les autres paramètres peuvent être laissés tel quels. Nous les étudierons plus tard.

Vous cliquez sur start et votre import se fait tout seul en vous indiquant la progression.

Notez le résultat :

• Les paragraphes ne sont pas coupés
• Les pages ont été ajoutées automatiquement pour recevoir tous les enregistrements de l’import

Vous pouvez effacer tout ce que vous avez importé et recommencer après avoir étudié les préférences de rafraîchissement des vues durant l’import.

Traduisons :

• Hide document window : Pas de rafraîchissement  durant l’import
• Don’t show document changes : Rafraîchissement en fin d’import seulement
• Show document changes every… : rafraîchissement tous les x enregistrements

Vous voyez, XData/InData ce n’est pas compliqué !
Mais il va falloir progresser. Prêt pour le deuxième exo ?